Как получить компенсацию, даже если компания переплатила налог добровольно

Согласно российскому налоговому законодательству, упрощенцы не имеют право вписывать в расходы все виды компенсации за разъездной характер работы сотрудников. Однако в марте текущего года Министерство финансов РФ выпустило письмо, согласно которому проживание в гостиницах относится к командировочным расходам, а значит, их можно учитывать в бухгалтерской отчетности. Но есть пара нюансов.

О том, как списать расходы на проживание «разъездного» сотрудника, рассказано далее. Сама идея опирается на письмо Минфина РФ №03-11-06/2/15847 от 05 марта 2021 года.

Если компания перечислит денежные средства «под отчет» на счет сотрудника с разъездным характером работы, а он позднее предоставит кассовый чек и счет из гостиницы, это будет считаться командировочными расходами. Их можно учитывать в расходах при определении налогов.

Следует напомнить, что когда речь идет об УСН, компенсация за разъездной характер работы не может быть записана в расходы, учесть ее нельзя. Дело в том, что перечень расходов на УСН закрытый и оспаривать его невозможно. Об этом свидетельствуют:

• Пункт 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ;

• Письмо Минфина РФ №03-11-06/2/174 от 16 декабря 2011 года;

• Письмо Минфина РФ №03-11-06/2/18724 от 21 марта 2019 года.

Но когда работник оказывается в другом городе и пользуется услугами гостиницы, такие затраты уже можно считать командировочными расходами, согласно подпункту 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. И письмо Минфина РФ №03-11-06/2/15847 от 05 марта 2021 года подтверждает эту позицию. А значит, налогоплательщик на УСН вправе учитывать такие затраты.

Командировочные расходы фирма на УСН списать может. Но тут следует соблюдать порядок. Деньги нужно перечислить «под отчет» на карточку командировочного. По возвращении он должен передать в бухгалтерию кассовые чеки и счета из гостиницы. Если командировочный этого не сделает, в расходы компенсация не попадет, проживание в расходах учитывать будет нельзя.

Как вариант, организация может заключить с гостиницей договор об оказании услуг по проживанию, затем подписывать акт по оказанным услугам и оплачивать проживание с расчетного счета.